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企事業(yè)單位檔案是一種重要的信息資源,具有廣泛而重要的價(jià)值和作用。隨著企事業(yè)單位的不斷發(fā)展，各種需要管理的檔案信息量越來(lái)越大，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲(chǔ)出現(xiàn)迅速膨脹，加強(qiáng)企事業(yè)單位的檔案管理工作愈加具有重要意義。

如仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，通過(guò)紙質(zhì)存儲(chǔ)方式為介質(zhì)，這種情況顯然存在諸多風(fēng)險(xiǎn)及安全隱患，同時(shí)這種檔案管理方法效率十分低下。

現(xiàn)如今，傳統(tǒng)檔案管理方式需要與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行改革。物聯(lián)網(wǎng)現(xiàn)提出一種基于RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化的系統(tǒng)方案，該系統(tǒng)可提高文檔的使用效率，為文檔執(zhí)行相關(guān)使用提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

RFID技術(shù)是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，可通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象，并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。相比條形碼，RFID技術(shù)具有防水、防磁、耐高溫等特點(diǎn)，在提高檔案盤點(diǎn)、查找效率，保護(hù)檔案安全等方面具有顯著的優(yōu)勢(shì)。RFID技術(shù)的使用讓檔案管理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、智能化，對(duì)檔案資料日常的存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)可以進(jìn)行實(shí)時(shí)管理。

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)將改變查找困難及盤點(diǎn)效率低下等急需改變的問(wèn)題，通過(guò)采用RFID自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)相結(jié)合，每份檔案粘上RFID電子標(biāo)簽，通過(guò)RFID讀寫器、身份識(shí)別器、員工卡讀寫器、多功能手持終端、移動(dòng)盤點(diǎn)設(shè)備與檔案信息管理系統(tǒng)完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案流通過(guò)程的全天候24小時(shí)全程跟蹤、定位、自動(dòng)盤點(diǎn)、智能分析等功能，最大限度優(yōu)化檔案管理流程，降低接收、盤點(diǎn)和查找勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省人力物力的同時(shí)，提高檔案保管利用效率，強(qiáng)化檔案管理安全。

以RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲(chǔ)媒介粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲(chǔ)該檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄，利用RFID讀寫設(shè)備，與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)向配合，可以實(shí)現(xiàn)檔案借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)工作全過(guò)程的信息化管理。

以檔案袋為單位，隨機(jī)取出一份或幾份檔案袋，那么RFID讀寫器5-8秒內(nèi)就會(huì)將檔案被取走的信息反饋給下位機(jī)及上位機(jī)，下位機(jī)上顯示檔案盒取出，上位機(jī)上會(huì)自動(dòng)保存該檔案被取出人員及取出時(shí)間。

◆ 系統(tǒng)功能

◆ 實(shí)時(shí)流程：RFID(射頻)實(shí)時(shí)監(jiān)控智能檔案管理系統(tǒng)是通過(guò)柜內(nèi)取物窗口位置處安裝的一組RFID讀寫器對(duì)檔案袋上的射頻標(biāo)簽進(jìn)行一對(duì)一實(shí)時(shí)監(jiān)控來(lái)完成檔案的錄入、錄出及檔案盤點(diǎn)，盤存速率快，千份檔案只需5-8秒。

◆ 射頻標(biāo)簽與檔案數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)：將射頻標(biāo)簽的字符串與檔案數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)設(shè)置，并將射頻標(biāo)簽粘貼在與檔案數(shù)據(jù)相對(duì)應(yīng)的檔案袋上。

◆ 實(shí)時(shí)監(jiān)控：將粘貼好子RFID(射頻)的檔案裝入檔案柜，每放入一本檔案，該檔案數(shù)據(jù)位置信息自動(dòng)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，時(shí)間需要5-8秒，按照上述流程，完成該柜所有層的檔案裝入，該柜檔案數(shù)據(jù)位置信息即自動(dòng)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，所有檔案進(jìn)入監(jiān)控狀態(tài)。

◆ 借閱：系統(tǒng)發(fā)出借閱指令，一旦有新的借閱申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將記錄顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號(hào)、存放位置等，LED燈指示燈亮起提示所在位置，取出該份檔案，數(shù)據(jù)隨即實(shí)時(shí)更新。

◆ 歸還：①原位歸還：系統(tǒng)發(fā)出歸還指令，接收到指令的檔案柜運(yùn)行至存取窗口，LED指示燈亮起，裝入該份檔案，數(shù)據(jù)隨即更新;②任意位置歸還：用戶可將檔案隨意放入任何一組檔案柜的某一層的任何一個(gè)空格中，數(shù)據(jù)庫(kù)中該檔案的數(shù)據(jù)位置信息即自動(dòng)更新，無(wú)需人工登記更改。

◆ 取出：用戶不使用系統(tǒng)操作直接在檔案柜取出檔案，電腦系統(tǒng)在5-8秒自動(dòng)識(shí)別此檔案被取出。

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